文章を一生懸命読ませて、理解してもらおうと思わない。

2022.03.10

最近「メールにおけるマナー」という言葉を、
本やPodcastで何度か見聞きしたことをきっかけに、メールやslack、Lineでの会話をより考えるようになった。

メールの場合、
宛名から始まり、挨拶、本文、または本文の前か後に別な話題・・・など
少々長めの文章構成になっているケースがあるが、
コロナ禍でのやりとりの中では無駄が生じる、といったような話題があった。
会って話す頻度が減り、その分文字のコミュニケーションが増えたからだろう。
短文完結に伝えている文章を見ると、この人はさすがだと思う、なんていう意見もあった。
なるほどーと思いながら、とても勉強になる。

気になるのは、内容を簡潔に伝えるのは良いけど、時候の挨拶などマナー系を重視する方にとっては、唐突さや、素っ気なさを感じてしまわれる場合があると思うので、相手によっても考えたい。
「無駄」と思える文章も、その人を知るには必要な情報だったり、
関係のない会話で、和ませる場合もある。

Line、slack、またはchatなども加わってくると思うが、用件だけを書いたほうが良い媒体もあり、メールはオールマイティなため難しいのかも。
色々考え、今も考え中だけど、「こうしよう」と思っていることを紹介。

1 ) 読み飛ばして良い文章であることが分かるようにメールを書く
2 ) 3～4行区切りで書く
3 ) 本題を文章の中に混ぜ込んで書くことはしない
4 ) 伝えたいこと・求められていることを先にメモってからメールを書き始める
5 ) 正しい文、丁寧な表現より箇条書き

上の5つ、実はほとんど同じ意味合いのことを書いている。
読み飛ばし文を分かりやすいように、冒頭に3行。
弊社では、私含めて全スタッフのメールのやり取りを共有しているため、一番口うるさくなってしまうのがメールの書き方。

人は4行以上の文章を読むのにストレスを感じる

横に長い文章も同じ。
そして、人は勝手に読み飛ばして解釈するので、分かりやすく書く。
「人」と書いているのは当然自分を含む。
自分が読んで分かりにくい文章は、他の人が読んだらもっと分かりにくい。

そして、丁寧に書こうとするときに起こる、3）の文章の中に回答や本題を書くこと。お仕事の内容の場合、伝わりにくいことが多いと感じるし、読み手に大きなストレスを与える。

あるあるな4）は、特に質問に対する返信の場合に、「回答になっていない」ケース。これが見られたら、再度メールを出すように指示する。
意外にこれが難しく多く発生する。

そして箇条書き。
一番やかりやすく簡潔。

例えば、
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本日お見積り書と仕様書を郵送いたしました。
大変お手数をおかけしますが、内容をご確認いただき、1週間以内に修正ご指示をいただけますでしょうか。
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上記よりは下記の方が読むのが楽だと思うのです。

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資料郵送いたしました。
到着次第ご確認いただけますでしょうか。

郵送
・お見積り書
・仕様書
※1週間以内に修正ご指示ください。
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全てのメールがこんな風にうまくいくとは限らないけど。
「こうしよう」と思っていても、やってしまうこれらのこと。

送信ボタンを押す前に、一度読み手側で読んでみる、というのが大切だと思うのだけど、そそくさと送信してしまう。

えらそうにこんなこと書いているけど
私は実際、それほど上手なメールを書いているわけではない。
簡潔丁寧、短文の上品なメールが書けるようになりたい。

今日も明日も、気を付けよう、と自分の気を引き締める。